Hankintatiedon dynaaminen tilannekuva

SIIRRY RAPORTEILLE

Mitä ongelmaa ratkaistiin ja miksi?

Hankintojen tiedolla johtamisella pyritään parantamaan hankintojen vaikuttavuutta ja tukea tavoitteiden edistymisen seuraamista. Hankintatietoja on erilaisissa lähteissä, joita olisi tärkeä pystyä yhdistelemään. Tätä varten Analysointipalvelut tuotti Julkisten hankintojen kokonaisvolyymiraportin lisäksi viisi hankintoihin liittyvää raporttia, joista neljä löytyvät Tutkihallintoa.fi-sivuilla Julkiset hankinnat -osiosta. Kolmessa raportissa kuvataan Hilma-tietoja Hankintailmoitukset.fi-palvelusta, ja kahdessa Hankintaosaamisen itsearviointityökalun tuloksia.

Valtiovarainministeriön toimeksiannon tarkoituksena oli muodostaa useammasta lähteestä tulevasta hankintatiedosta dynaaminen tilannekuva, jota voidaan käyttää hankintojen tiedolla johtamisen apuvälineenä sekä hankinnoista raportointiin muun muassa Euroopan komissiolle ja muille kansainvälisille organisaatioille. Raporttien on tarkoitus tukea Hankinta-Suomi -ohjelman tavoitteita.

Mitä tehtiin?

Toimeksiannon aikana kehitettiin tavoitteita tukeva raporttikokonaisuus ja samalla arvioitiin hyödynnettyjen tietojen laatua, käytettävyyttä sekä yhdisteltävyyttä. Työn ohessa Analysointipalveluille kertyi tietoa Hilma-aineistosta ja sen ominaisuuksista. Raporttien valmistumisen jälkeen on sovittu niiden ylläpidosta, päivittämisestä ja kehittämisestä.

Hankintastrategian seurantaraportit

Valtiovarainministeriön ja Suomen Kuntaliiton yhteisessä Hankinta-Suomi-toimenpideohjelmassa on laadittu Kansallinen julkisten hankintojen strategia. Strategiaan kuuluu muun muassa se, että julkisissa hankinnoissa huomioidaan taloudellinen, sosiaalinen ja ekologinen kestävyys. Osa tähän toimintaan liittyvistä strategisten vaikuttavuusmittarien tiedoista saadaan Hankintailmoitukset.fi -palvelusta.

Hankintayksikköjen on vuoden 2022 alusta pitänyt ilmoittaa hankintailmoituksessa huomioidaanko hankinnassa innovaatiot, sosiaalinen ja ekologinen kestävyys, tai pienten ja keskisuurten yritysten osallistumismahdollisuudet.  Hankintastrategian raporteista ensimmäinen esittelee tähän aineistoon perustuvia tuloksia.

Toisella raportilla seurataan puhtaiden ajoneuvojen hankintoja. Vuodesta 2021 eteenpäin kaikkien hankittujen ajoneuvojen lukumäärät sekä hankittujen ympäristöystävällisten ajoneuvojen lukumäärät ilmoitetaan jälki-ilmoituksilla EU-kynnysarvon ylittävistä hankinnoista. Puhtaiden ja päästöttömien ajoneuvojen osuuksille on asetettu erilaisia hankintayksikkö- sekä kuntakohtaisia tavoitteita. Raportilla osuuksia vertaillaan kansallisen tason tavoitteeseen.

Raporteilla tietoja voidaan suodattaa hankintayksiköittäin, jolloin organisaatiot voivat seurata omaa edistymistään näissä kysymyksissä. Raportin tiedot päivittyvät säännöllisesti.

Hankinnoista ilmoittamisen raportti

Hankinnoista ilmoittamisen raportti on kolmas Hilma-aineistoja kuvaava raportti. Raportilla seurataan hankintailmoituksien, suorahankintailmoituksien, jälki-ilmoituksien sekä tarjouksien ja toimittajien lukumääriä.

Raportilla pyritään vastaamaan kysymyksiin siitä, millaisia menettelytyyppejä ja valintaperusteita hankinnoissa käytetään, sekä miten hankintailmoitukset jakautuvat tavarahankintojen, palvelujen sekä rakennusurakkojen kesken. Lisäksi raportilla voi tarkastella suorahankintojen yleisyyttä CPV-luokittain (Common Procurement Vocabulary) sekä jälki-ilmoituksilla ilmoitettuja hankintojen arvoja. Raportilla on oma sivu, jolla voidaan katsoa, millaisista ilmoituksista puuttuu jälki-ilmoitus. Raportin viimeinen sivu keskittyy yleisimpiin toimittajiin sekä kilpailutuksiin, joihin on tullut vähän tarjouksia.

Kultakin raportin sivulta voidaan ladata taulukko ilmoituksista käyttäjän omaan käyttöön. Tämän lisäksi raportilla on mahdollista suodattaa tietoja hankintayksiköittäin, jolloin kukin organisaatio voi seurata omaa tilannettaan. Raporttia päivitetään säännöllisesti.

Hankintaosaamisen seurannan raportit

Hankintayksiköissä julkisten hankintojen parissa työskentelevät voivat arvioida hankintaosaamista käyttämällä itsearviointityökalua. Sähköinen arviointityökalu perustuu EU:n komission kanssa laadittuun arviointikehikkoon. Itsearviointiin vastaamalla työskentelijä saa välittömästi tietoa vahvuuksistaan ja kehittämistarpeistaan.

Välittömän palautteen lisäksi tietoa haluttiin pystyä käyttämään tulosten vertailuun ja hankintayksikön osaamistilanteen seuraamiseen. Sitä varten itsearviointityökalusta tehtiin niin kansallisen tason julkinen näkymä tutkihallintoa.fi-sivuille kuin organisaatiotason näkymä. Kansallisen tason näkymästä vastaajat voivat verrata omia tuloksiaan muiden vastaavien roolien ja kokemustaustojen vastaajien tuloksiin.

Kun organisaation työntekijät vastaavat kyselyyn, hankintayksikkö voi ladata aineiston omaan näkymäänsä, ja seurata hankintayksikön osaamisen tasoa. Organisaatiotason raportin lisäksi Analysointipalvelut tekivät kirjallisen ohjeen sekä ohjevideon, joiden avulla organisaatio voi ottaa raportin käyttöön ja ladata sinne oman aineistonsa.

Mitä seuraavaksi?

Analysointipalvelut jatkaa raporttien päivittämistä, ylläpitoa ja kehittämistä. Raporteilla käytettyjä rajauksia arvioidaan ja korjataan sitä mukaa, kun tieto aineistosta kasvaa. Hilman eForms-uudistuksen myötä raportteja kehitetään myös niin, että uudet eForms-muodossa tulevat hankintailmoitukset näkyvät myös raporteilla. Tämän lisäksi Analysointipalvelut tukee hankintayksiköitä hankintaosaamisen seurannan organisaatiotason näkymän käyttöön ottamisessa tarpeiden mukaan.