HR-raportoinnin puoliautomatisointi

Mitä ongelmaa ratkaistiin ja miksi?

Maa- ja metsätalousministeriön Henkilöstö- ja hallintoyksikössä toteutettiin ministeriön sisäinen työaikajohtamisen selvitys kesällä 2022. Raportin tulokset koettiin hyödyllisiksi, ja toivottiin, että käytettyjen mittareiden kehitystä voitaisiin seurata säännöllisesti. Selvityksen tekeminen oli kuitenkin liian resurssi-intensiivistä usein toistettavaksi. Valtiokonttorin Analysointipalveluilta pyydettiin apua raportoinnin automatisointiin.

Mitä tehtiin?

Lähdettiin kehittämään HR-raportoinnin puoliautomatisointia, jossa Exceliin tai Power BI:hin tehdyn raporttinäkymän taulukot ja visualisoinnit päivittyisivät automaattisesti uusilla luvuilla, kun uutta aineistoa syötettäisiin raporttipohjaan. Tavoitteena oli minimoida manuaalisesti tehtävien työvaiheiden määrä näkymän tuottamisessa ja ylläpitämisessä. Toteutusalustaksi valikoitu Power BI ohjelmiston tarjoamien visualisointimahdollisuuksien ansiosta Henkilöstö- ja hallintoyksikölle tutumman Excelin sijaan.

Suunnitelmana oli testata näkymän kokoamista ensin muutaman yksikön kokoisella aineistolla, ja mikäli puoliautomaatio näyttäisi toimivan toivotulla tavalla, raporttipohjaa kehitettäisiin edelleen kattamaan laajempia aineistoja. Maa- ja metsätalousministeriö toimitti Valtiokonttorin käyttöön näkymän muodostamiseksi välttämättömät tehtyihin työtunteihin ja poissaoloihin liittyvät otokset, joista oli poistettu henkilötieto (nimet ja tunnisteet).

Lopputulos

Power BI:llä toteutettu raporttinäkymä ohjeistuksineen luovutettiin Maa- ja metsätalousministeriön hallinnoitavaksi ja jatkokehitettäväksi.