Kokonaiskuva viestinnän seurantamittareista

Mitä ongelmaa ratkaistiin ja miksi? 

Eri viestintäkanavia käyttäessä tietoa julkaisuista, tilaisuuksista ja kulutuksesta kertyy moneen paikkaan erillisiin taulukoihin ja näkymiin. Jotta sosiaali- ja terveysministeriön viestinnän strategisten tavoitteiden toteutumista voisi seurata paremmin, kanavien tiedot olisi hyvä koota yhteen paikkaan. Tätä varten STM:n viestintäyksikkö pyysi Analysointipalveluilta apua Power BI -raportin muodossa.  Toimeksiannon tavoitteena oli tuottaa kokonaiskuva viestinnän ja viestintäkanavien keskeisistä seurantamittareista.

Mitä tehtiin?

Analysointipalveluissa luotiin tiiviissä yhteistyössä STM:n viestintäyksikön kanssa viestinnän ja viestintäkanavien keskeisten seurantamittarien kokonaiskuvaa esittävä Power BI -raportti. Raportilla yhdistellään julkaisu- ja kulutustietoja verkkoviestinnästä, sosiaalisen median viestinnästä, mediaviestinnästä, uutiskirjeestä sekä työyhteisöviestinnästä. Lopputulos tuli sekä STM:n viestintäyksikön että ministeriön muun virkakunnan sisäiseen käyttöön.

Raportin aineistot tulevat eri lähteistä, ja osa niistä syntyy manuaalisesti. Koska suoraan luettavia rajapintoja tiedoille ei löytynyt, raportista tehtiin mahdollisimman helposti päivitettävä, jotta STM voisi ylläpitää sitä itse, niin säännöllisesti kuin on tarpeen. Tämän vuoksi raportti lukee aineistot pilvestä automaattisesti, ja viestintäyksikön tehtäväksi jää aineistojen vieminen pilveen. Raportin ohessa toimitettiin päivitysohjeet viestintäyksikön käyttöön.

Mitä saavutettiin?

Lopputuloksena tuotetulta raportilta voi tarkastella eri viestintäkanavien kulutus- ja julkaisutietoja yhdessä ja kanava kerrallaan erikseen. Seurantamittarien tilanteen seuraamisen lisäksi raportista saa poimittua kuvaajia esimerkiksi esityksiin.

Viestinnän keskeisten seurantamittarien kehitystä voi seurata kuukausittain tai tertiileittäin, ja keskenään vertailtavia ajanjaksot voi valita itse. Raportin käyttö on mielekästä myös muille ministerön virkahenkilöille, koska he voivat rajata raportin näkymän käsittelemään vain oman osastonsa tietoja.

Analysointipalveluissa opittiin eri viestintäkanavista saatavista aineistoista, niiden yhdisteltävyydestä ja lähteistä. Tämän lisäksi raportin runko ilman STM:n aineistoja on tarpeen tullen hyvä pohja muiden ministeriöiden viestintäyksikköjen avustamiseen.

Mitä seuraavaksi?

Raportti jää sosiaali- ja terveysministeriön ylläpidettäväksi. Raporttia ylläpitäessä viestintäyksikössä kertyy Power BI-osaamista, mutta Analysointipalvelut avustaa mielellään ongelmatilanteissa ja raportin kehitystarpeissa jatkossa.