Koontinäkymä johdon tarpeisiin (TEM)

Mitä ongelmaa ratkaistiin ja miksi? 

Työ- ja elinkeinoministeriössä useampi henkilö keräili ja raportoi säännöllisesti avainlukuja henkilöstöstä ja taloudesta johdon tarpeisiin. Ministeriössä tuumattiin, että tiedon keruun ja esittämisen voisi toteuttaa koordinoidummin. Visiona oli koota tiedot yhteen näkymään manuaalista työtä minimoiden.

Koontinäkymää kaavailtiin aluksi ylimmän johdon käyttöön ja myöhemmin myös laajemman käyttäjäjoukon hyödynnettäväksi.

Mitä tehtiin?

”Johdon työpöydän” ideaa lähdettiin jalostamaan pohtimalla, mitkä ovat keskeiset tietosisällöt ja voiko näiden tietojen keruuta automatisoida. Kävi ilmi, että suurin osa avainluvuista (sairauspoissaolot, saldotuntien kertymä, palkat jne.) eivät ole saatavilla rajapintojen kautta, joten manuaalityöltä ei voida näiltä osin välttyä. Rajapintoja päästiin hyödyntämään hanketietojen (Hankeikkunan avoin rajapinta) ja hallinnonalan taloustietojen (tutkihallintoa.fi:n avoin rajapinta) osalta.

Tiedot koottiin interaktiiviseen Power BI -raporttiin. Manuaalisen työn minimoimiseksi raportti suunniteltiin niin, että jatkossa uuden tarkastelukauden tiedot voitaisiin viedä sovittuun tallennuskansioon, ja Power BI -raportin päivittäminen sujuisi tämän jälkeen lähes nappia painamalla.

Raporttipohja muodostettiin Valtiokonttorissa, minkä jälkeen raportti luovutettiin TEM:iin ja sen kehitystä jatkettiin ministeriössä. VK jatkoi opastamista Power BI -kehityksessä.

Työstön kuluessa raportin kohdeyleisö päätettiin laajentaa, koska samoja tietoja raportoidaan ylimmän johdon lisäksi muillekin. Tässä yhteydessä testattiin rivitason suojausta eli rajauksia, joiden mukaan kukin käyttäjä näkisi vain omaa osastoaan (rooliaan) koskevat tiedot. Käytännön toteutus osoittautui haastavaksi, joten roolikohtaisista käyttöoikeuksista luovuttiin.

Mitä saavutettiin?

Toimeksiannon lopputuloksena syntyi koontinäkymä keskeisimmistä avainluvuista, jota TEM ylläpitää. Raportin avulla TEM saa toimitettua päivitetyt avainluvut koko kohdeyleisön saataville kerralla. Vaikka tiedonhankintaa ei saatu automatisoitua juurikaan, yhteisesti sovitut toimintamallit ja pohjat tietojen keräämiseen tehostavat työnkulkua. Lisäksi yhteistyö kartutti ministeriön ohjelmisto-osaamista, jota voidaan hyödyntää myös muihin tarpeisiin.